Dalam dunia kerja khususnya yang berhubungan dengan administrasi, semua hal yang berhubungan dengan kegiatan kerja harus tercatat sedemikian rupa agar kelak jika membutuhkan informasi tentang sebuah pekerjaan tersebut, maka kita tidak akan kesulitan untuk menemukan bukti otentiknya. Salah satu hal yang harus tercatat dengan baik dalam sebuah perusahaan adalah tentang keluar masuknya surat. Terkadang sebuah perusahaan membuat surat untuk dikirimkan dan terkadang pula perusahaan menerima surat dari perusahaan atau institusi lainnya.
Nah, keluar masuknya surat tersebut harus dicatat dengan baik. Untuk membantu anda dalam melakukan pencatatan tentang keluar masuk surat tersebut, anda bisa menggunakan buku agenda. Ya, buku agenda merupakan buku khusus yang digunakan untuk mencatat surat-surat yang masuk dalam perusahaan, bisnis, atau organisasi selama periode satu tahun.
Mengapa harus menggunakan buku agenda ? hal tersebut dikarenakan bahwa buku agenda memiliki banyak fungsi. Adapun beberapa fungsi dari buku tersebut adalah sebagai berikut :
1. Bukti surat masuk dan keluar
Dengan adanya buku agenda kerja, detail dari setiap yang masuk atau bahkan keluar dapat diidentifikasi dengan mudah. Pencarian berkas-berkas terkait pun akan terbantu dengan adanya buku agenda kerja.
2. Mengetahui jumlah surat masuk dan keluar dalam kurun waktu tertentu.
Terkadang ada keadaan di mana perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu menengok kembali berapa jumlah surat masuk ataupun surat keluar dalam periode tertentu. Dengan membuat rincian dalam buku agenda kerja, situasi seperti ini pun akan dapat dilewati dengan mudah.
3. Mengetahui penomoran surat keluar
Untuk mengeluarkan sebuah surat, perusahaan, bisnis, atau organisasi perlu membuat penomoran yang runtut dari satu surat ke surat yang lain. Apabila daftar surat yang dikeluarkan sebelum-sebelumnya telah terangkum dalam buku agenda kerja, maka pemberian nomor akan semakin cepat dilakukan.
4. Membantu pencarian surat
Dalam keadaan tertentu, perusahaan, bisnis, atau organisasi mungkin perlu menilik surat-surat terdahulu yang telah tersimpan. Dengan menuliskan identitasnya secara urut pada buku agenda kerja, maka pencarian tidak akan memakan waktu lama.
Bagi anda yang membutuhkan berbagai jenis dan model buku agenda berkualitas tinggi dengan harga terjangkau, anda bisa melakukan pemesanan di Snapy. Snapy merupakan perusahaan percetakan ternama di Jakarta yang menyediakan jasa pembuatan buku agenda berkualitas tinggi tentunya dengan harga yang sangat bersahabat.
Posting Komentar